Dokumentation
Vollständige Anleitung für die professionelle Belegverarbeitung mit BelegScan
1. Erste Schritte
Schnellstart
Registrieren → Beleg hochladen → Kategorisieren → DATEV exportieren
Registrierung
- Gehen Sie zu app.belegscan.com/register
- Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse und ein sicheres Passwort ein
- Bestätigen Sie Ihre E-Mail-Adresse über den Link in der Bestätigungs-E-Mail
Dashboard-Übersicht
Nach dem Login sehen Sie:
- Belege-Übersicht: Alle hochgeladenen Belege mit Status
- Verarbeitungs-Pipeline: Upload → OCR → Kategorisierung → Export
- Export-Bereich: DATEV, RZL FIBU, BMF, Excel Downloads
- Kategorien-Verwaltung: 50+ vordefinierte Kategorien, beliebig erweiterbar
2. Belege hochladen
Unterstützte Formate
PDF-Dateien
- • Original-PDF-Rechnungen
- • Gescannte PDFs, auch mehrseitig
- • Max. 10 MB pro Datei
Bilder
- • JPG, PNG, WEBP
- • Handy-Fotos von Kassenbons
- • Automatische Bildverbesserung
Upload-Methoden
1. Drag & Drop
Ziehen Sie Dateien direkt in den Upload-Bereich – bis zu 25 Dateien pro Vorgang
2. Datei-Browser
Klicken Sie "Dateien auswählen" und wählen Sie mehrere Dateien
3. Handy-Kamera
Direktes Fotografieren über die Web-App (mobil)
Foto-Tipps für beste OCR-Ergebnisse
- • Gut beleuchteten Ort wählen
- • Beleg vollständig und gerade fotografieren
- • Schatten und Reflexionen vermeiden
- • Ausreichend Kontrast zwischen Text und Hintergrund
Duplikatschutz
Bereits hochgeladene Belege werden automatisch erkannt und beim erneuten Upload übersprungen – Sie können also bedenkenlos auch größere Stapel mehrfach hochladen, ohne Dubletten zu riskieren.
3. OCR-Verarbeitung
Automatische Datenextraktion
Unser OCR-System erkennt automatisch:
Grunddaten
- Datum der Rechnung
- Händler/Lieferant
- Rechnungsnummer
- Gesamtbetrag
- Einnahme oder Ausgabe (automatisch erkannt)
Steuer-Details
- MwSt-Satz (7%, 19%, 20% u.v.m.)
- MwSt-Betrag
- Netto-Betrag
- Brutto-Betrag
- Fremdwährungen mit automatischer Umrechnung
Verarbeitungs-Status
4. Kategorisierung
Automatische Kategorisierung
Das System erkennt über 50 Kategorien automatisch anhand von Keywords und Händlername.
Manuelle Kategorisierung
- Klicken Sie auf einen Beleg in der Übersicht
- Wählen Sie die richtige Kategorie aus dem Dropdown (tippen Sie zum Filtern, falls viele Kategorien angelegt sind)
- Das System merkt sich Ihre Präferenzen für zukünftige Belege desselben Händlers
- Markieren Sie als "Geschäftsausgabe" oder "Privat"
Eigene Kategorien anlegen
Reichen die vordefinierten Kategorien nicht aus, können Sie eigene anlegen – z.B. "Gebäudekosten" für eine spezielle Aufteilung von Nebenkosten:
- Gehen Sie zu Einstellungen → Kategorien
- Klicken Sie auf "Neue Kategorie"
- Vergeben Sie einen Namen, legen Sie die steuerliche Absetzbarkeit (in %) fest
- Optional: Hinterlegen Sie einen festen MwSt-Satz für diese Kategorie
- Die neue Kategorie steht ab sofort überall zur Auswahl bereit
Tipp
Bei vielen Kategorien wird im Auswahlfeld zunächst nur ein Teil der Liste angezeigt. Tippen Sie einfach die ersten Buchstaben Ihrer Kategorie, um sie zu finden.
5. Schnellbearbeitung & Stapel-Review
Schnellbearbeitung (Quick Edit)
Direkt aus der Belegliste können Sie einzelne Belege in einem Vollbild-Fenster mit Belegvorschau bearbeiten – ohne die Liste zu verlassen.
- Klicken Sie auf das Stift-Symbol neben einem Beleg
- Links sehen Sie die Original-Belegvorschau (PDF oder Bild)
- Rechts können Sie alle Felder anpassen: Betrag, Datum, Kategorie, Rechnungsnummer, MwSt., Kostenstelle u.v.m.
- Mit "Speichern & als verarbeitet markieren" wird der Beleg gleichzeitig für die Buchhaltung freigegeben
Stapel-Review
Für größere Mengen an Belegen empfiehlt sich der Stapel-Review-Modus: Sie arbeiten sich Beleg für Beleg durch alle noch unbearbeiteten Einträge, ohne zwischendurch zur Liste zurückkehren zu müssen.
- Vor- und Zurück-Navigation zwischen Belegen
- Automatische Vorschläge basierend auf früheren Kategorisierungen desselben Händlers
- Fortschrittsanzeige über alle zu bearbeitenden Belege
- Belege können während des Reviews auch als "Anhang" markiert werden (z.B. Begleitschreiben statt eigener Kostenbeleg)
6. Verifizierung & Korrektur
Beleg-Details überprüfen
Vor dem Export sollten Sie jeden Beleg kurz überprüfen:
Beträge
- • Stimmt der Gesamtbetrag?
- • Ist der MwSt-Satz korrekt?
- • Passt die Netto/Brutto-Aufteilung?
Händler-Info
- • Wurde der Händler richtig erkannt?
- • Ist das Datum korrekt?
- • Stimmt die Rechnungsnummer?
Kategorisierung
- • Ist die Kategorie passend gewählt?
- • Geschäftlich oder privat?
Korrekturen durchführen
Falls die OCR etwas falsch erkannt hat:
- Klicken Sie auf das zu korrigierende Feld
- Geben Sie den korrekten Wert ein
- Speichern Sie mit "Änderungen speichern"
- Markieren Sie als "Verifiziert" wenn alles stimmt
7. Kreditorenverwaltung
Für Buchführungsbüros & Steuerberater
Verwalten Sie Ihre Lieferanten zentral mit individueller Kontonummer – diese wird automatisch beim Export verwendet, statt eines allgemeinen Sammelkontos.
Kreditor anlegen
- Gehen Sie zu "Kreditoren" in der Navigation
- Klicken Sie auf "Neuer Kreditor"
- Füllen Sie die Felder aus: Lieferantenname (Pflicht), Kreditorenkonto (Pflicht), USt-IdNr. und Adresse
- Speichern – der Kreditor steht ab sofort zur automatischen Zuordnung bereit
Automatische Zuordnung beim Export
Sobald der Händlername eines Belegs mit einem hinterlegten Kreditor übereinstimmt, wird beim DATEV- oder RZL-Export automatisch dessen individuelle Kontonummer verwendet – statt des allgemeinen Kreditoren-Sammelkontos aus den Export-Einstellungen.
Praxis-Tipp
Legen Sie zunächst nur die Lieferanten an, die regelmäßig vorkommen. Für alle anderen greift automatisch das Sammelkonto aus den Einstellungen – Sie verlieren also nichts, müssen aber auch nicht jeden Einmal-Lieferanten anlegen.
8. Kostenstellen
Definieren Sie beliebig viele Kostenstellen, um Belege Projekten, Abteilungen oder Standorten zuzuordnen.
Kostenstellen einrichten
- Gehen Sie zu Einstellungen → Kostenstellen
- Legen Sie Nummer und Bezeichnung jeder Kostenstelle fest
- Optional: Kostenstelle als Pflichtfeld für jeden Beleg festlegen
Die Kostenstelle wird beim Beleg-Review zugewiesen und automatisch in alle Buchungszeilen und Exporte (DATEV, RZL FIBU, Lexware u.a.) übernommen.
9. Export & DATEV
Export-Bereit
Alle verifizierten Belege können direkt in Ihre Buchhaltungssoftware importiert werden.
DATEV-Export
- Gehen Sie zum "Export"-Bereich
- Wählen Sie "DATEV-Format" als Export-Typ (mit oder ohne Belegbilder)
- Wählen Sie den gewünschten Zeitraum
- Optional: Filter "Nur noch nicht exportierte Belege" aktivieren, um Dubletten beim laufenden Monatsabschluss zu vermeiden
- Klicken Sie "Export erstellen"
- Laden Sie die CSV-Datei (und ggf. ZIP mit Belegbildern) herunter
- Importieren Sie in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen
Individueller Kontenplan
Unter Einstellungen → Kontenplan können Sie pro Kategorie ein eigenes Aufwandskonto hinterlegen. BelegScan verwendet dieses automatisch für alle Buchungszeilen und Exporte – ohne manuelles Nacharbeiten.
Belege sperren nach Export
Exportierte Belege werden automatisch gesperrt und können nicht mehr nachträglich verändert werden – das sorgt für eine revisionssichere, lückenlose Buchhaltungsdokumentation. Eine Korrektur ist danach nur noch über eine Storno-Buchung möglich.
Export-Einstellungen werden gespeichert
Format, Zeitraum und Filter werden nach jedem Export automatisch für den nächsten Export vorbelegt – so müssen Sie wiederkehrende Einstellungen nicht jedes Mal neu setzen.
Weitere Export-Formate
🇩🇪 Deutschland
- • DATEV EXTF (Buchungsstapel)
- • DATEV mit Belegbildern (BEDI)
- • Excel/CSV Standard
🇦🇹 Österreich
- • RZL FIBU (Standard & Steuerberater-Format)
- • RZL FIBU mit Belegbildern
- • BMD NTCS
- • BMF-RKSV Format
- • Excel/CSV Standard
🇨🇭 Schweiz
- • Abacus ASCII (AbaConnect)
- • Excel/CSV Standard
10. Reports & Analytics
Neben dem reinen Export für die Buchhaltung bietet BelegScan eigene Auswertungen für den schnellen Überblick über Ihre Finanzen – ganz ohne Umweg über DATEV oder Excel.
Einnahmen & Ausgaben
Gegenüberstellung pro Monat, Quartal oder Jahr – inklusive MwSt.-Aufschlüsselung.
Gewinnübersicht
Gewinn und Gewinnmarge aufgeschlüsselt nach Kategorie und Zeitraum.
USt-Zahllast
Umsatzsteuer, Vorsteuer und resultierende Zahllast bzw. Erstattung je Periode.
Report erstellen
- Gehen Sie zum Export-Bereich
- Wählen Sie den gewünschten Report (Einnahmen & Ausgaben, Gewinnübersicht oder USt-Zahllast)
- Legen Sie Zeitraum (monatlich, quartalsweise, jährlich) und Jahr fest
- Der Report wird als Excel-Datei zum Download bereitgestellt
11. Problemlösung
Häufige Probleme
OCR erkennt nichts
- • Schlechte Bildqualität (unscharf, zu dunkel)
- • Beleg nicht vollständig im Bild
- • Starke Schatten oder Reflexionen
- • Beleg nochmal mit besserer Beleuchtung fotografieren
- • PDF-Version verwenden falls verfügbar
- • Daten manuell eingeben
Falsche Kategorisierung
- • Händler nicht in der Keyword-Datenbank
- • Mehrdeutige Bezeichnung
- • Kategorie manuell korrigieren
- • System lernt aus Ihren Korrekturen
Meine Kategorie wird im Dropdown nicht angezeigt
- • Bei vielen angelegten Kategorien wird zunächst nur ein Teil der Liste angezeigt
- • Tippen Sie die ersten Buchstaben Ihrer Kategorie ins Auswahlfeld – die Suche filtert dann sofort
Belege fehlen im Export
- • Kategorie-Filter im Export schließt eine neu angelegte Kategorie noch aus
- • Filter "Nur Geschäftsausgaben" oder "Nur verifizierte Belege" aktiv
- • Zeitraum deckt das Belegdatum nicht ab
- • Im Export-Formular prüfen, ob alle relevanten Kategorien ausgewählt sind
- • Filter-Einstellungen zurücksetzen und Zeitraum auf "Alle Belege" stellen
- • Bei wiederkehrendem Problem: Support kontaktieren
DATEV-Import funktioniert nicht
- • Falsches DATEV-Format gewählt
- • Kontenrahmen stimmt nicht überein
- • Datum außerhalb des Wirtschaftsjahres
- • "DATEV EXTF" Format verwenden
- • Kontenrahmen in DATEV prüfen
- • Bei Problemen: Excel-Export nutzen und manuell importieren
Support kontaktieren
Wenn Sie weitere Hilfe benötigen:
- E-Mail: support@belegscan.com
- Feedback: Usermenü in der App (rechts oben) → Feedback