Dokumentation

1. Erste Schritte

Registrierung

1. Gehen Sie zu app.belegscan.com/register
2. Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse und ein sicheres Passwort ein
3. Bestätigen Sie Ihre E-Mail-Adresse über den Link in der Bestätigungs-E-Mail

Dashboard-Übersicht

Nach dem Login sehen Sie:

• Belege-Übersicht: Alle hochgeladenen Belege mit Status
• Verarbeitungs-Pipeline: Upload → OCR → Kategorisierung → Export
• Export-Bereich: DATEV, RZL FIBU, BMF, Excel Downloads
• Kategorien-Verwaltung: 50+ vordefinierte Kategorien, beliebig erweiterbar

2. Belege hochladen

Unterstützte Formate

Die maximale Dateigröße richtet sich nach Ihrem Tarif (5–50 MB pro Datei).

Upload-Methoden

3. OCR-Verarbeitung

Automatische Datenextraktion

Unser OCR-System erkennt automatisch:

Verarbeitungs-Status

5. Kategorisierung

Manuelle Kategorisierung

1. Klicken Sie auf einen Beleg in der Übersicht
2. Wählen Sie die richtige Kategorie aus dem Dropdown (tippen Sie zum Filtern, falls viele Kategorien angelegt sind)
3. Das System merkt sich Ihre Präferenzen für zukünftige Belege desselben Händlers
4. Markieren Sie als "Geschäftsausgabe" oder "Privat"

Selbstlernende Kategorisierung

BelegScan merkt sich pro Händler mehr als nur die Kategorie: Sobald Sie einen Beleg eines Händlers zweimal übereinstimmend korrigiert haben, schlägt das System für künftige Belege desselben Händlers automatisch Kategorie, Kostenstelle, MwSt-Satz und Geschäftlich/Privat-Status gemeinsam vor. Ein einzelner Ausrutscher übernimmt sich also nicht sofort – erst ab der zweiten übereinstimmenden Korrektur greift der Vorschlag.

Konfidenz-Score & Prüfhinweis (Beta)

Ist die Beta-Funktion "Konfidenz-Score" aktiviert (Einstellungen → Funktionen), zeigt BelegScan bei jedem Beleg an, wie sicher die automatische Kategorisierung ist. Belege mit geringer Sicherheit – z.B. bei mehrdeutigem Händlernamen oder wenn die KI-Kategorie der unabhängigen Schlagwort-Prüfung widerspricht – erhalten in der Belegliste das Badge "⚠ Bitte prüfen" mit einem kurzen Grund. Über den Filter "Kategorie prüfen" lassen sich alle betroffenen Belege gesammelt aufrufen und kontrollieren.

Eigene Kategorien anlegen

Reichen die vordefinierten Kategorien nicht aus, können Sie eigene anlegen – z.B. "Gebäudekosten" für eine spezielle Aufteilung von Nebenkosten:

1. Gehen Sie zu Einstellungen → Kategorien
2. Klicken Sie auf "Neue Kategorie"
3. Vergeben Sie einen Namen, legen Sie die steuerliche Absetzbarkeit (in %) fest
4. Optional: Hinterlegen Sie einen festen MwSt-Satz für diese Kategorie
5. Die neue Kategorie steht ab sofort überall zur Auswahl bereit

6. Schnellbearbeitung & Stapel-Aktionen

Schnellbearbeitung (Quick Edit)

Direkt aus der Belegliste können Sie einzelne Belege in einem Vollbild-Fenster mit Belegvorschau bearbeiten – ohne die Liste zu verlassen. Klicken Sie auf das Stift-Symbol neben einem Beleg: links die Original-Belegvorschau (PDF oder Bild), rechts alle Felder in vier übersichtlichen Gruppen:

• Beleg: Belegtyp, Rechnungsnummer, Beleg- und Buchungsdatum, Händler, USt-ID und IBAN des Lieferanten
• Beträge & Steuer: Brutto, Netto, MwSt. – Netto und MwSt. werden beim Ändern von Bruttobetrag oder Steuersatz automatisch live berechnet; dazu Steuerschema, Reverse Charge, Steuerbefreiung, Kleinunternehmer
• Zuordnung: Kategorie, Einnahme/Ausgabe, Kostenstelle, Geschäftsausgabe, Buchungsvermerk
• Zahlung: Zahlungsstatus (offen/bezahlt), Fälligkeitsdatum, Zahlungsart, Skonto-Prozentsatz und Skonto-Frist

Über den Schalter "Beim Speichern als geprüft markieren" (standardmäßig aktiv) entscheiden Sie, ob der Beleg gleichzeitig für die Buchhaltung freigegeben wird – oder ob Sie nur zwischenspeichern möchten. Das System merkt sich Kategorie, Kostenstelle und Steuersatz je Händler für zukünftige Belege.

Stapel-Aktionen (mehrere Belege gleichzeitig)

Markieren Sie mehrere Belege über die Checkboxen in der Liste – oben erscheint das Menü "Stapel-Bearbeitung":

• Felder ändern: ein Dialog für alles – Kategorie, Kostenstelle, Steuersatz, Einnahme/Ausgabe, Buchungsdatum, Steuerschema und Geschäftlich/Privat. Nur ausgefüllte Felder werden angewendet, alles andere bleibt unverändert. Bei Steuersatz-Änderung werden Netto und MwSt. je Beleg neu berechnet.
• Als geprüft markieren: gibt alle markierten Belege in einem Schritt für die Buchhaltung frei
• Als bezahlt markieren: setzt alle offenen Rechnungen der Auswahl auf "bezahlt"
• Excel exportieren / Duplikate bereinigen: im Menü "Export & Bereinigung"

Stapel-Review

Für größere Mengen an Belegen empfiehlt sich der Stapel-Review-Modus: Sie arbeiten sich Beleg für Beleg durch alle noch unbearbeiteten Einträge, ohne zwischendurch zur Liste zurückkehren zu müssen.

• Vor- und Zurück-Navigation zwischen Belegen
• Automatische Vorschläge basierend auf früheren Kategorisierungen desselben Händlers
• Fortschrittsanzeige über alle zu bearbeitenden Belege
• Belege können während des Reviews auch als "Anhang" markiert werden (z.B. Begleitschreiben statt eigener Kostenbeleg)

7. Verifizierung & Korrektur

Beleg-Details überprüfen

Vor dem Export sollten Sie jeden Beleg kurz überprüfen:

Korrekturen durchführen

Falls die OCR etwas falsch erkannt hat:

1. Klicken Sie auf das zu korrigierende Feld
2. Geben Sie den korrekten Wert ein
3. Speichern Sie mit "Änderungen speichern"
4. Markieren Sie als "Verifiziert" wenn alles stimmt

8. Offene Rechnungen & Skonto

BelegScan erkennt Zahlungsziele und Skonto-Angebote automatisch beim Einlesen der Rechnung und macht daraus ein kleines Forderungsmanagement:

• Dashboard-Widget "Offene Rechnungen": Anzahl und Summe offener Rechnungen, überfällige Beträge und die mögliche Skonto-Ersparnis auf einen Blick
• Fälligkeits-Erinnerung: 3 Tage vor Fälligkeit erhalten Sie automatisch eine Erinnerung – inkl. Hinweis auf ablaufende Skonto-Fristen
• Belegliste: Spalten "Fällig" und "Zahlung" (einblendbar), Filter nach Offen / Überfällig / Bezahlt
• Als bezahlt markieren: per Klick am Beleg, in der Schnellbearbeitung oder als Stapel-Aktion

9. Wiederkehrende Belege

Die Seite "Wiederkehrende Belege" erkennt Abos und Dauerrechnungen automatisch: Taucht ein Händler in mindestens drei Monaten mit ähnlichem Betrag auf, wird er als Serie geführt.

• Fehlende Monate: Lücken in der Serie werden rot markiert – z.B. "Telekom: 06/2026 fehlt". So sehen Sie sofort, welche Belege Sie noch besorgen müssen.
• Serien-Übersicht: Monatsbetrag (Median), Anzahl Belege und Laufzeit je Händler
• Neu berechnen: aktualisiert die Erkennung auf Knopfdruck (sonst automatisch alle 30 Minuten)

10. Kreditorenverwaltung

Kreditor anlegen

1. Gehen Sie zu "Kreditoren" in der Navigation
2. Klicken Sie auf "Neuer Kreditor"
3. Füllen Sie die Felder aus: Lieferantenname (Pflicht), Kreditorenkonto (Pflicht), USt-IdNr. und Adresse
4. Speichern – der Kreditor steht ab sofort zur automatischen Zuordnung bereit

Automatische Zuordnung beim Export

Sobald der Händlername eines Belegs mit einem hinterlegten Kreditor übereinstimmt, wird beim DATEV- oder RZL-Export automatisch dessen individuelle Kontonummer verwendet – statt des allgemeinen Kreditoren-Sammelkontos aus den Export-Einstellungen.

Kreditoren aus DATEV/Buchhaltung importieren

Über "CSV importieren" in der Kreditorenliste lässt sich ein bestehender Lieferantenstamm auf einmal übernehmen: Semikolon-getrennte CSV-Datei mit den Spalten Kontonummer und Name hochladen – vorhandene Kreditoren mit gleicher Kontonummer werden dabei aktualisiert, neue werden angelegt.

11. Kostenstellen

Definieren Sie beliebig viele Kostenstellen, um Belege Projekten, Abteilungen oder Standorten zuzuordnen.

Kostenstellen einrichten

1. Gehen Sie zu Einstellungen → Kostenstellen
2. Legen Sie Nummer und Bezeichnung jeder Kostenstelle fest
3. Optional: Kostenstelle als Pflichtfeld für jeden Beleg festlegen

Die Kostenstelle wird beim Beleg-Review zugewiesen und automatisch in alle Buchungszeilen und Exporte (DATEV, RZL FIBU, Lexware u.a.) übernommen.

12. Export & DATEV

DATEV-Export

1. Gehen Sie zum "Export"-Bereich
2. Wählen Sie "DATEV-Format" als Export-Typ (mit oder ohne Belegbilder)
3. Wählen Sie den gewünschten Zeitraum
4. Optional: Filter "Nur noch nicht exportierte Belege" aktivieren, um Dubletten beim laufenden Monatsabschluss zu vermeiden
5. Klicken Sie "Export erstellen"
6. Laden Sie die CSV-Datei (und ggf. ZIP mit Belegbildern) herunter
7. Importieren Sie in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen

Wann Buchungszeilen entstehen

OCR und Kategorisierung füllen zunächst die Belegdaten (Händler, Betrag, MwSt., Datum, Kategorie). Die Buchungszeilen – Aufwandskonto, Vorsteuer und Gegenkonto 1600 – werden erzeugt, sobald der Beleg freigegeben wird: über die Stapelprüfung, die Schnellbearbeitung oder „Als verarbeitet markieren“ in der Belegansicht. Sie werden als Entwurf angelegt und sind nach der Prüfung exportierbar.

Individueller Kontenplan

Unter Einstellungen → Kontenplan können Sie pro Kategorie ein eigenes Aufwandskonto hinterlegen. Dieses Konto wird beim Export (DATEV EXTF, RZL FIBU) automatisch anstelle des Standardkontos verwendet – ohne manuelles Nacharbeiten. Die in der Belegübersicht angezeigten Buchungszeilen behalten den Standard-Kontovorschlag.

Belege sperren nach Export

Exportierte Belege werden automatisch gesperrt und können nicht mehr nachträglich verändert werden – das sorgt für eine revisionssichere, lückenlose Buchhaltungsdokumentation. Eine Korrektur ist danach nur noch über eine Storno-Buchung möglich.

Export-Einstellungen werden gespeichert

Format, Zeitraum und Filter werden nach jedem Export automatisch für den nächsten Export vorbelegt – so müssen Sie wiederkehrende Einstellungen nicht jedes Mal neu setzen.

Weitere Export-Formate

15. Reports & Analytics

Neben dem reinen Export für die Buchhaltung bietet BelegScan eigene Auswertungen für den schnellen Überblick über Ihre Finanzen – ganz ohne Umweg über DATEV oder Excel.

Report erstellen

1. Gehen Sie zum Export-Bereich
2. Wählen Sie den gewünschten Report (Einnahmen & Ausgaben, Gewinnübersicht oder USt-Zahllast)
3. Legen Sie Zeitraum (monatlich, quartalsweise, jährlich) und Jahr fest
4. Der Report wird als Excel-Datei zum Download bereitgestellt

16. Für Steuerberater & Buchhalter

Steuerberater-Zugang

Mandanten können ihren Steuerberater direkt einladen ("Steuerberater einladen" in der Navigation). Der Steuerberater erhält einen zeitlich begrenzten, tokenbasierten Zugang mit eigenem Dashboard – ganz ohne eigenes BelegScan-Konto:

• Einsicht in alle Belege des Mandanten inklusive Originaldateien
• Direkter Export in DATEV, RZL FIBU & Co.
• Notizen an einzelnen Belegen hinterlassen (Rückfragen, Korrekturen)

Beleg-Kommunikation statt E-Mail-Pingpong

Steuerberater-Notizen erscheinen direkt am Beleg – mit Typ (Korrektur erforderlich, Rückfrage, Information, Freigegeben). Der Mandant wird per E-Mail benachrichtigt und antwortet direkt am Beleg. So bleibt die gesamte Abstimmung dokumentiert und dem richtigen Beleg zugeordnet.

Empfohlener Monatsabschluss-Workflow

1. Vollständigkeit prüfen: Seite "Wiederkehrende Belege" öffnen – fehlende Monatsbelege beim Mandanten anfordern
2. Belege durchsehen: Filter "Nicht geprüft" in der Belegliste, dann per Schnellbearbeitung korrigieren (Netto/MwSt. werden live berechnet) oder per Stapel-Aktion "Als geprüft markieren"
3. Steuer-Sonderfälle kontrollieren: Spalte "E-Rechnung" und EU-/Reverse-Charge-Belege prüfen
4. UStVA vorbereiten: Kennzahlen-Seite öffnen, PDF für die Abstimmung ziehen
5. Exportieren: DATEV/RZL-Export mit Filter "Nur noch nicht exportierte Belege" – Belege werden dabei automatisch festgeschrieben
6. Dokumentieren: Export-Protokoll (GoBD-Seite) bestätigt Zeitpunkt, Umfang und Datei-Hash der Übergabe

17. Problemlösung

Häufige Probleme

Support kontaktieren