KI-Analyse für PDFs
Textbasierte PDFs werden direkt analysiert und strukturiert ausgelesen. Die KI erkennt Datum, Händler, Beträge, MwSt-Sätze und Rechnungsnummer.
Features
Alle Features von BelegScan im Detail
Von der intelligenten Beleganalyse bis zum DATEV-Export – alle Funktionen, die Ihnen beim Belege-Sammeln und -Buchen Zeit sparen.
Kostenlos testenErkennung
Intelligente Texterkennung
Textbasierte PDFs werden direkt per KI analysiert. OCR kommt nur bei gescannten Belegen zum Einsatz — schneller und genauer als reines OCR überall.
OCR für Scans und Fotos
Bei gescannten Dokumenten und Kassenbons kommt hochmoderne OCR-Technologie zum Einsatz. Selbst schlecht lesbare Thermobons werden zuverlässig erkannt.
Mehrsprachige Erkennung
Deutsche, österreichische und internationale Belege werden automatisch erkannt. Unterstützt Deutsch, Englisch und weitere europäische Sprachen.
Kategorisierung
Intelligente Auto-Kategorisierung
50+ vordefinierte Kategorien mit Keyword-Erkennung — plus eigene Kategorien und Steuerklassen, die das System sich für jede Zuordnung merkt.
50+ vordefinierte Kategorien
Das System erkennt automatisch Kraftstoff, Bewirtung, Büromaterial, Reisekosten und viele weitere Kategorien basierend auf Händlernamen und Produkten — z. B. Shell → Kraftstoff, Restaurant → Bewirtung, Amazon → Büromaterial.
Individuelle Kategorien
Erstellen Sie eigene Kategorien und Steuerklassen für Ihr Unternehmen. Das System lernt Ihre Zuordnungen und wendet sie automatisch an.
Keyword-Erkennung
Intelligente Erkennung basierend auf Händlernamen, Produktbeschreibungen und Rechnungsdetails für präzise Kategorisierung.
Export
Export und Integration
Nahtlose Integration in Ihre bestehende Buchhaltungssoftware
DATEV Export
DATEV-kompatible EXTF-Exporte mit strukturierten Buchungsdaten und Kategorisierung für direkten Import.
RZL FIBU, ADDISON & BMD NTCS
Fertige Importpakete für österreichische und deutsche Kanzlei-Software — mit Belegbildern als ZIP, individuellem Kontenplan und automatisch erstellten Kreditorenstammdaten.
Lexware Office & sevDesk Direktanbindung
Geprüfte Belege werden per Knopfdruck direkt an Lexware Office oder sevDesk übermittelt — inklusive Buchungskonto, ganz ohne manuellen Download-Upload-Umweg.
Excel / CSV
Strukturierte Excel- und CSV-Exporte für Lexware, SAP und andere ERP-Systeme mit anpassbaren Formatierungen, optional inklusive Aufwandskonto je Beleg.
Buchungslogik
Automatische Buchungszeilen
Nach der Freigabe werden automatisch vollständige, ausgeglichene Buchungszeilen erstellt — DATEV-konform, inklusive Vorsteuer.
Vollständige Soll/Haben-Buchungen
Nach der Freigabe werden automatisch vollständige Buchungszeilen erstellt. Alle Buchungen sind ausgeglichen und DATEV-konform.
Vorsteuer-Behandlung
Automatische Erkennung und korrekte Buchung der Umsatzsteuer. Vorsteuerabzug wird entsprechend der Kategorie richtig behandelt.
Beispiel: Shell Tankstelle, 89,45 €
Konto / BeschreibungSollHaben
4530 · Kraftstoff75,19–
Vorsteuer 19%14,26–
1600 · Verbindlichkeiten L.u.L.–89,45
Die Kontonummern sind Vorschläge. Die finale Kontenzuordnung (SKR03/SKR04) erfolgt über die Kontenzuordnung in den Einstellungen oder durch Ihren Steuerberater beim Import in DATEV.
Multi-Currency
Multi-Currency Support
Belege in Fremdwährungen werden automatisch erkannt, zum Kurs des Belegdatums umgerechnet und DATEV-konform gebucht.
Automatische Währungserkennung
Erkennt EUR, USD, CHF und über 30 weitere Währungen automatisch. Belege in Fremdwährungen werden korrekt verarbeitet.
Echtzeit-Wechselkurse
Aktuelle Wechselkurse vom Belegdatum werden automatisch abgerufen und für die Umrechnung verwendet.
DATEV-konforme Umrechnung
Fremdwährungsbelege werden entsprechend den DATEV-Richtlinien umgerechnet und korrekt gebucht.
Analytics
Analysen und Auswertungen
Behalten Sie den Überblick über Ihre Ausgaben mit detaillierten Auswertungen
Kategorien-Auswertung
Übersicht der Ausgaben nach Kategorien mit Vergleichszeiträumen und Trends.
Zeitraum-Analysen
Monatliche, quartalsweise und jährliche Auswertungen Ihrer Belegdaten.
Steuer-Reports
Umsatzsteuer-Voranmeldung und Vorsteuer-Auswertungen für das Finanzamt.
Export-Berichte
Detaillierte PDF-Berichte für Steuerberater und interne Auswertungen.
Beilagen
Intelligentes Beilagen-Management
Werbung, leere Seiten und Dokumente ohne Beträge landen automatisch in einer separaten Übersicht — statt Ihre Belegliste zu verstopfen.
Automatische Aussortierung
Die KI sortiert automatisch aus, was kein echter Beleg ist: Werbung, leere Seiten oder Dokumente ohne Beträge.
Beilagen-Übersicht
Alle aussortierten Dateien werden gesammelt. Sie können diese einsehen und bei Bedarf manuell zu Belegen konvertieren.
Manuelle Nachbearbeitung
Falls die KI einen echten Beleg als Beilage klassifiziert hat, übernehmen Sie ihn mit einem Klick in die Belegverarbeitung.
Stapelverarbeitung
Effizienter Batch-Workflow
Verarbeiten Sie große Mengen von Belegen effizient und strukturiert
Multi-Upload
Laden Sie bis zu 50 Belege gleichzeitig hoch. Drag-&-Drop-Support für PDF-Dateien und Bilder.
Batch-Review
Überprüfen und korrigieren Sie alle Belege in einer übersichtlichen Batch-Ansicht vor dem Export.
Stapel-Export
Exportieren Sie alle verarbeiteten Belege als eine DATEV-Datei oder Excel-Export.
Kontenplan
Kostenstellen & individueller Kontenplan
Kostenstelle und Kontonummer werden automatisch in alle Buchungszeilen und Exporte übernommen — DATEV, RZL FIBU und weitere.
Kostenstellen-Zuweisung
Definieren Sie Ihre Kostenstellen in den Einstellungen und weisen Sie diese beim Beleg-Review zu.
Eigener Kontenplan
Hinterlegen Sie Ihre eigenen Kontonummern pro Ausgabenkategorie — ohne manuelles Nacharbeiten nach dem Export.
Duplikatschutz
Bereits hochgeladene Belege werden automatisch erkannt und übersprungen. Fehlgeschlagene Belege können erneut hochgeladen werden.
Wiederkehrende Belege im Griff
BelegScan erkennt Serienrechnungen automatisch wieder und warnt, sobald für einen Monat der passende Beleg fehlt.
Automatische Abo-Erkennung
Taucht ein Händler mehrfach mit ähnlichem Betrag auf – etwa Miete, Software-Abo oder Leasing – erkennt BelegScan das Muster automatisch.
Hinweis auf fehlende Monate
Fehlt für einen erkannten Turnus ein Beleg, zeigt BelegScan das sofort an – Schluss mit dem Belege-Nachjagen am Jahresende.
Offene Rechnungen & Skonto
Zahlungsziele und Skonto-Fristen automatisch im Blick, statt sie manuell nachzuhalten.
Fälligkeits-Erinnerungen
Zahlungsziele werden automatisch aus dem Beleg erkannt. Sie sehen auf einen Blick, welche Rechnungen bald fällig sind.
Skonto-Ersparnis im Dashboard
Erkannte Skonto-Fristen und die mögliche Ersparnis werden direkt im Dashboard ausgewiesen — nichts geht mehr unter.
Split-Screen Review
Originalbeleg und ausgelesene Daten nebeneinander – Korrekturen in Sekunden statt Blättern zwischen Fenstern.
Original und Daten parallel im Blick
Beim Review sehen Sie den gescannten Beleg und die strukturiert ausgelesenen Felder direkt nebeneinander. Abweichungen fallen sofort auf, ohne zwischen Ansichten zu wechseln.
EU-USt.-Validierung
Umsatzsteuer-Identifikationsnummern werden per VIES geprüft — für korrekte Steuerlogik bei Belegen aus der EU.
VIES-Prüfung von USt-IDs
Umsatzsteuer-Identifikationsnummern auf EU-Belegen werden automatisch validiert.
Korrekte Steuerlogik für EU-Belege
Basierend auf der Prüfung wendet BelegScan automatisch die richtige Umsatzsteuer-Behandlung an.
Zusammenarbeit mit Steuerberater & Buchhalter
Das Partnerportal verbindet Kanzleien und Mandanten: Rückfragen am Beleg, fehlende Belege anfordern, Monatsabschluss und Sammel-Export für DATEV, BMD und RZL.
Rückfragen direkt am Beleg
Schluss mit E-Mail-Pingpong: Die Kanzlei fragt am konkreten Beleg nach, der Mandant antwortet direkt in BelegScan. Jede Abstimmung bleibt nachvollziehbar dokumentiert.
Fehlende Belege anfordern
Belege für einen Monat gezielt anfordern — einzeln oder für viele Mandanten gleichzeitig, auf Wunsch als automatische Monatserinnerung.
Monatsabschluss
Je Mandant und Monat sehen, was offen, exportbereit oder abgeschlossen ist. Nachgereichte Belege werden automatisch markiert.
Sammel-Export & Export-Historie
Alle Mandanten in einem Export — ohne Warten. Frühere Exporte bleiben 30 Tage zum erneuten Download verfügbar.
Mandanten-Onboarding im Blick
Sehen, welche Mandanten eingerichtet sind und aktiv Belege hochladen — und gezielt nachfassen, wo es hakt.
Keine Kreditkarte erforderlich
Alle Features sofort verfügbar
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