Zeitersparnis: ca. 90%
Der komplette Ablauf von der Beleg-Erfassung bis zum Export läuft weitgehend automatisch – ca. 90% weniger manueller Aufwand als beim Abschreiben von Hand.
FÜR KLEINE UNTERNEHMEN
Belege erfassen ohne Aufwand
Für kleine Unternehmen: Automatisierte Belegverarbeitung ersetzt manuelle Eingabe. Mehr Zeit für Ihr Kerngeschäft, weniger Papierkram.
14 Tage kostenlos testen
IHR NEUER WORKFLOW
Weniger Aufwand, ab dem ersten Beleg
Manuelles Abschreiben von Belegen kostet Zeit und produziert Fehler: Mitarbeiter tippen Belege manuell ein, es entstehen fehlerhafte Buchungen durch Abschreibfehler, und Monatsabschlüsse dauern unnötig lange. Mit BelegScan läuft der Ablauf automatisiert.
1. Beleg erfassen
Beleg fotografieren oder hochladen.
2. Automatische Kategorisierung
Das System ordnet den Beleg automatisch der passenden Kategorie zu.
3. Export
Export für Steuerberater oder direkt als DATEV-Datei.
VORTEILE FÜR IHR UNTERNEHMEN
Konkrete Vorteile für Ihr Unternehmen
Weniger manueller Aufwand, sauberere Daten, schnellerer Monatsabschluss
Weniger Zeitaufwand (~90%)
Von ca. 8 Minuten pro Beleg auf unter eine Minute. Ihre Mitarbeiter können sich auf andere Aufgaben konzentrieren.
Weniger Abschreibfehler
Automatische Erkennung reduziert Tippfehler bei Beträgen und Händlernamen. Die finale Prüfung bleibt bei Ihnen.
Schnellerer Monatsabschluss
Belege bereits kategorisiert und sortiert wenn der Steuerberater sie bekommt. Weniger Rückfragen, weniger Nacharbeit.
Duplikat-Erkennung
Verhindert automatisch doppelt erfasste Belege durch Abgleich von Betrag, Händler und Datum.
Einheitliche Kategorisierung
Gleiche Kategorisierungsregeln für alle Mitarbeiter. Eigene Kategorien jederzeit anlegbar.
DATEV und Excel Export
DATEV EXTF, BMD NTCS, Abacus ASCII und Excel. Passend für deutsche, österreichische und Schweizer Steuerberater.
ZEITVERGLEICH
Bisher vs. mit BelegScan
Bisher (manuell)
SchrittBeschreibungDauer
1. Belege sammelnPapierbelege sortieren, E-Mails weiterleiten2–3 Min
2. Manuell eintippenDatum, Betrag, Händler abschreiben3–5 Min
3. KategorisierenRichtige Kategorie und Konto suchen2–3 Min
Gesamtca. 8–11 Min pro Beleg
Mit BelegScan
SchrittBeschreibungDauer
1. HochladenFoto oder PDF direkt hochladen10 Sek
2. Automatische ErkennungOCR liest Betrag, Händler, Datumautomatisch
3. Kurz prüfenErgebnis einmal kontrollieren10–20 Sek
Gesamtunter 1 Min pro Beleg
BEISPIELRECHNUNG
100 Belege pro Monat
So wirkt sich die Automatisierung auf Zeit und Kosten aus.
PositionBetrag
Bisherige Kosten100 Belege × 8 Min13,3 Std/Monat
× 30 EUR Stundenlohn400 EUR/Monat
Mit BelegScan100 Belege × 1 Min1,7 Std/Monat
× 30 EUR + Softwareca. 70 EUR/Monat
Ersparnisca. 330 EUR/Monat
Beispielrechnung. Tatsächliche Werte hängen von Ihren Prozessen ab.
EXPORTFORMATE
Exportformate
Passend für DACH-Steuerberater
DATEV (DE)
Export als DATEV EXTF v700. Importierbar in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen.
EXTF-Format, direkt importierbar
BMD NTCS (AT)
Export für österreichische Steuerberater. Korrekte Steuerkennzeichen nach RLK.
BMD-Format
Abacus / Excel (CH)
Abacus ASCII für Schweizer Kanzleien, Excel für alle anderen Fälle.
ASCII und XLSX
HÄUFIGE FRAGEN
Häufige Fragen
Antworten auf die wichtigsten Fragen von kleinen Unternehmen zu BelegScan.
Wie gut ist die Erkennungsrate bei unseren Lieferanten?
Bei häufigen Händlern wie Shell, REWE oder Amazon ist die Trefferquote hoch. Bei unbekannten Lieferanten erkennt das System die Basisdaten (Betrag, Datum) zuverlässig — die Kategoriezuordnung können Sie manuell korrigieren oder eigene Regeln anlegen.
Können mehrere Mitarbeiter das System nutzen?
Aktuell ist pro Unternehmen ein Nutzer-Account vorgesehen. Benötigen Sie Multi-User-Zugang für Ihr Team, kontaktieren Sie uns — wir richten das individuell ein.
Gibt es eine mobile App?
BelegScan ist eine Web-App die auf mobilen Geräten läuft. Eine native App existiert derzeit nicht. Das Hochladen per Handy-Browser funktioniert auf iOS und Android.
Ist das DSGVO-konform?
Alle Daten werden auf deutschen Servern gespeichert. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) ist auf Anfrage erhältlich.
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