Bisher
✕ Belege sammeln und am Monatsende sortieren
✕ Beträge, Händler und MwSt-Sätze manuell abtippen
✕ Kategorie und Kostenstelle von Hand zuweisen
✕ Doppelt eingereichte Belege fallen erst beim Export auf
Belegerfassung
Belegerfassung automatisieren mit OCR und KI
Belegerfassung heißt für viele Unternehmen noch immer: Belege sammeln, Beträge abtippen, Kategorien von Hand zuweisen. BelegScan übernimmt die Belegerfassung automatisch – per Foto, E-Mail-Weiterleitung oder Datei-Upload. Textbasierte PDFs werden direkt per KI-Analyse ausgelesen, bei Scans und Kassenbons kommt OCR zum Einsatz. Am Ende steht ein vorkategorisierter, geprüfter Beleg, der direkt als DATEV-EXTF, RZL-FIBU- oder Excel-Export an die Buchhaltung übergeben werden kann.
14 Tage kostenlos testenAblauf
Wie die Belegerfassung mit BelegScan abläuft
01
Beleg einreichen
Per Foto vom Smartphone, per Weiterleitung an die persönliche BelegScan-E-Mail-Adresse oder per Datei-Upload — bis zu 50 Belege gleichzeitig per Drag-&-Drop.
02
Automatisch auslesen
Textbasierte PDFs werden per KI-Analyse direkt ausgelesen, bei Scans und Fotos übernimmt OCR die Texterkennung — auch bei schlecht lesbaren Thermobons.
03
Kategorisieren und exportieren
Der Beleg wird einer von über 50 vordefinierten Kategorien zugeordnet, auf Dubletten geprüft und steht als DATEV-, RZL-FIBU- oder Excel-Export bereit.
Unterschied
Manuelle Belegerfassung vs. mit BelegScan
Mit BelegScan
✓ Beleg per Foto, E-Mail oder Upload direkt einreichen
✓ KI-Analyse und OCR lesen Beträge und Händler automatisch aus
✓ Kategorie und Kostenstelle werden automatisch vorgeschlagen
✓ Duplikate werden beim Upload erkannt und übersprungen
FAQ
Häufige Fragen zur Belegerfassung
Antworten rund um die automatische Belegerfassung mit BelegScan.
Alle Funktionen im Detail: Feature-Übersicht · als Scanner-Werkzeug: Belegscanner · für Kanzleien: BelegScan für Steuerberater
Was bedeutet automatische Belegerfassung?
Belege werden nicht mehr manuell abgetippt, sondern per Foto, E-Mail-Weiterleitung oder Datei-Upload eingereicht und automatisch per KI-Analyse und OCR ausgelesen, kategorisiert und für den Export vorbereitet.
Welche Belegarten erkennt BelegScan bei der Erfassung?
Textbasierte PDFs, Kassenbons, Scans und Fotos von Rechnungen. Textbasierte PDFs werden direkt per KI ausgelesen, bei Scans und Fotos kommt OCR zum Einsatz.
Was passiert nach der Belegerfassung mit den Daten?
Der Beleg wird automatisch einer Kategorie zugeordnet und kann als DATEV-EXTF-Buchungsstapel, RZL-FIBU-Export oder Excel/CSV an die Buchhaltung übergeben werden.
Werden doppelt eingereichte Belege erkannt?
Ja. Bereits hochgeladene Belege werden automatisch erkannt, sodass Sie sie nicht versehentlich doppelt erfassen.
Keine Kreditkarte erforderlich
Belegerfassung selbst ausprobieren
Laden Sie ein paar echte Belege hoch und sehen Sie in wenigen Sekunden, wie BelegScan sie ausliest, kategorisiert und für den Export vorbereitet.
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